بدأت وزارة الأشغال العامة والإسكان، بالتعاون مع وزارة الاقتصاد الرقمي والريادة، التطبيق الفعلي لنظام المراسلات الإلكترونية الحكومية "تراسل 2"، لاعتماد المراسلات والمعاملات الرسمية إلكترونيا، بهدف تقليص الاعتماد على المعاملات الورقية، وتسريع إنجاز الأعمال، ورفع كفاءة الأداء المؤسسي.

أتمتة دورة المراسلات والمعاملات

ويتيح النظام إدارة دورة المراسلات والمعاملات الرسمية إلكترونيا، بدءا من إنشاء المعاملة وتحويلها بين المديريات والإدارات، مرورا بمتابعة مسارها ومراحل إنجازها، وصولا إلى اعتمادها وحفظها إلكترونيا وفق معايير الأمان والحماية.

ويهدف ذلك إلى تبسيط الإجراءات داخل الوزارة، وتعزيز دقة متابعة المعاملات، واختصار الوقت والجهد اللازمين لإنجازها، إلى جانب تطوير آليات المتابعة والرقابة على حركة المراسلات الرسمية.

رمز تحقق للكتب الرسمية

ويتضمن "تراسل 2" خصائص تقنية لتعزيز موثوقية المراسلات الرسمية وأمانها، من أبرزها تضمين الكتب الرسمية رمز الاستجابة السريعة QR Code، بما يتيح التحقق إلكترونيا من صحة الكتاب ومطابقته للوثيقة الأصلية.

وتسهم هذه الخاصية في الحد من احتمالات التلاعب بالوثائق الرسمية أو تزويرها، من خلال إتاحة التحقق الإلكتروني من بيانات الكتاب ومصدره.

التوقيع الإلكتروني عبر سند

ويعتمد النظام كذلك التوقيع الإلكتروني للمراسلات والمعاملات الرسمية، من خلال الارتباط بتطبيق سند الحكومي، بما يتيح اعتماد الوثائق إلكترونيا وفق آليات آمنة وموثوقة.

ويمثل هذا التكامل جزءا من الانتقال نحو بيئة عمل حكومية رقمية، تقوم على إنجاز المعاملات واعتماد الوثائق إلكترونيا بدل الإجراءات الورقية التقليدية.

خفض كلف الطباعة والورق

ومن المتوقع أن يسهم تطبيق النظام في ترشيد النفقات وتقليل استخدام الورق والمطبوعات، من خلال خفض الكلف المرتبطة بالطباعة، بما يشمل الورق والحبر والطابعات وأعمال الصيانة، بنسبة تقارب تسعين بالمئة.

كما يدعم ذلك جهود الوزارة في تقليل استهلاك الموارد والانتقال إلى أساليب عمل أكثر اعتمادا على الحلول الرقمية.

تدريب الموظفين قبل التطبيق

وسبق بدء التطبيق تنفيذ برامج تدريبية للكوادر الفنية والإدارية في مركز الوزارة، بهدف رفع جاهزية الموظفين وتمكينهم من استخدام النظام، وضمان انتقال سلس وفعال إلى منظومة المراسلات الإلكترونية.

وتواصل مديرية الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات في الوزارة تقديم الدعم الفني للمستخدمين، والإجابة عن الاستفسارات والملاحظات التقنية المرتبطة باستخدام النظام.

رصد الملاحظات وتطوير الاستخدام

وبعد مرور نحو أسبوعين على بدء التطبيق، تعمل الوزارة على جمع التغذية الراجعة من الموظفين المستخدمين للنظام، ورصد الملاحظات والمقترحات المتعلقة بتجربة الاستخدام.

وتقوم الوزارة بدراسة هذه الملاحظات والاستفادة منها في تطوير النظام وتحسين أدائه، بما يضمن تحقيق الاستخدام الأمثل له ورفع كفاءة التعامل مع المراسلات والمعاملات الإلكترونية.

ضمن مسار التحول الرقمي الحكومي

ويأتي تطبيق "تراسل 2" ضمن جهود وزارة الأشغال العامة والإسكان لتحديث أدوات العمل المؤسسي وتبسيط الإجراءات وتسريع إنجاز المعاملات، في إطار أوسع للتحول الرقمي الحكومي، والحد من الاعتماد على المعاملات الورقية.